10 ASPECTOS BÁSICOS
PARA LA CONSECUCIÓN DE REUNIONES EFICACES
Antes de la reunión
Antes de la reunión
- Determinar si es necesario efectuar una reunión
analizando el propósito y la oportunidad y seleccionar tipo de reunión de
acuerdo al tema y objetivo a alcanzar.
- Citar con suficiente antelación y sólo a aquellas
personas que resultan necesarias de acuerdo al tipo de reunión., evitando
fijarla en horarios inconvenientes.
- Revisar las actas previas y preparar tabla de reunión
con Objetivo de la reunión, hora de inicio y término, temas a tratar y
orden de prioridad, tiempo asignado a cada uno de los temas, responsable
por tema.
- Organizar el espacio físico y materiales para la
reunión.
Durante la reunión
- Iniciar puntualmente la reunión, creando un clima que
favorezca un intercambio abierto y franco de puntos de vista, manteniendo
una actitud flexible frente al grupo y a los temas discutidos. Exponer
objetivos y resultados esperados de la reunión. Entregar material de apoyo.
Respetar agenda y tiempos por tema. No salirse del programa. Dar y pedir
la palabra, sólo una persona habla a la vez.
- Contar con una persona que tome nota para generar un
acta de reunión, es importante que no sea el conductor de la misma. Se
deberá registrar: puntos tratados, acuerdos adoptados, responsabilidades
asignadas y plazos establecidos.
- Revisar cumplimiento de los compromisos asumidos en la
reunión anterior para chequear su cumplimiento, ver los avances o
renegociar. Y planificar las tareas considerando plazos y responsables.
Priorizar las tareas que deben hacerse. Considerar tareas pendientes para
los nuevos acuerdos alcanzados. Delegar tareas a los participantes
- Efectuar cierre formal mediante resumen de acta. Preparar
agenda siguiente. Favorecer estados de ánimo favorables al trabajo.
Después de la reunión
- Envío del acta a los participantes y a aquellos
participantes que por alguna razón estuvieron ausentes.
- Evaluación de la reunión: cumplimiento de objetivos de
la reunión, material de apoyo utilizado, verificación de asistencia y
pertinencia de los participantes convocados, cumplimiento de horarios
estipulados y las normas. Y monitoreo del cumplimiento de acuerdos.
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